Seuls 9% des décideurs internationaux s’estiment capables de communiquer clairement dans les équipes virtuelles

Réunions virtuelles, les conflits viennent la plupart du temps des facteurs suivants :

• La barrière de la langue (39%)
• Une forme d’isolation sociale (37%)
• Des fuseaux horaires différents (36%)
• Seulement 9% des répondants se sentent capables de communiquer de manière totalement claire à leurs clients et collègues d’autres pays.

EF Corporate Solutions (groupe EF Education First), spécialiste de la formation linguistique professionnelle, dévoile les résultats de la nouvelle étude internationale intitulée « Les freins à la collaboration au sein des équipes virtuelles et internationales ». Menée auprès de 800 directeurs et managers de groupes internationaux en France, au Brésil, en Chine, au Royaume-Uni, en Russie, en Allemagne, au Moyen-Orient et aux États-Unis, cette enquête met en lumière les principaux facteurs de conflits du travail à distance des équipes. La barrière de la langue et l’isolation sociale font parties des principales sources identifiées.

Quels sont les freins à la collaboration au sein des équipes virtuelles et internationales ?

Les lacunes linguistiques et le manque d’interactions humaines freinent la collaboration des équipes virtuelles.

L’analyse de la manière dont les salariés travaillent et communiquent au sein des équipes virtuelles a permis de révéler un certain nombre de difficultés, telles que : le sentiment d’isolation, les barrières de la langue, les fuseaux horaires décalés et différences culturelles.

• 70% des répondants affirment que travailler dans des équipes virtuelles peut conduire à des conflits de communication même si certains d’entre eux peuvent être positifs
• Seuls 9% des personnes interrogées ont l’impression de pouvoir communiquer efficacement avec leurs clients et collègues d’autres pays
• L’email, moyen de communication le plus utilisé, génère davantage de malentendus que les autres technologies
• L’INSEAD suggère d’identifier un « médiateur culturel » pour permettre aux individus d’origines variées de mieux travailler ensemble

Alors que l’email est identifié comme le principal moyen de communiquer à l’international, près de la moitié (49%) des répondants le voit également comme le plus gros facteur de risque de malentendus. Les personnes interrogées affirment que les différences culturelles peuvent conduire à une mauvaise interprétation des attentes des collaborateurs (47%), un sentiment d’être laissées de côté ou ignorées (39%). Cela engendre aussi des incompatibilités en termes de vitesse de travail sur le même projet (38%) et enfin l’impression d’être insultées même s’il n’y avait pas d’intention délibérée de nuire (35%).

Certains conflits peuvent se révéler constructifs et doivent favoriser la créativité

Dans le monde des affaires, pour 70% des personnes interrogées, travailler dans des équipes délocalisées et multiculturelles est une source croissante de conflits.
« Alors que les statistiques montrent qu’il y a de réelles barrières, on voit aussi que tout conflit n’est pas mauvais en soi, » ajoute Peter Burman de EF. « Il y a des cas où le conflit peut conduire à une issue ou une solution positive. Il est important de challenger les idées et de stimuler la créativité au-delà des frontières. Mais quelquefois certains obstacles semblent insurmontables. Les entreprises cherchent toutes à être plus compétitives aujourd’hui, mais il ne faut pas perdre de vue qu’elles n’y arriveront que si leurs équipes sont capables de bien communiquer entre elles » poursuit-il.

Pour les personnes interrogées, le travail au sein d’équipes virtuelles revêt un certain nombre d’avantages dont la plupart sont liés à des réductions de coûts. Ils pensent que la meilleure façon d’augmenter la créativité dans leurs équipes serait :

• D’organiser des vidéos conférences régulièrement (40%)
• S’assurer que chacun partage toutes les informations relatives au projet (37%)
• Fournir à chaque membre de l’équipe l’entière visibilité sur les informations (36%)
• Promouvoir une culture du partage d’idées au sein de l’entreprise (33%)
• Définir et allouer clairement les tâches de chacun (31%)

Introduire un médiateur culturel

Pour manager efficacement les équipes virtuelles, les dirigeants doivent identifier des sortes de « médiateurs culturels ». Il s’agit des collaborateurs disposant de fortes compétences en communication et avec une bonne connaissance des cultures en question, qui pourront favoriser et encadrer les échanges entre des personnes issues de cultures disparates. Selon Sujin Jang, Professeur du Comportement Organisationnel à l’INSEAD, le principal rôle d’un médiateur culturel est d’aider les équipes à travailler sur ces éventuels problèmes liés à leur culture. « S’il y a conflit ou malentendu entre personnes d’origines diverses, le médiateur jouera alors un rôle de diplomate et d’agent de liaison pour encourager les membres de l’équipe à renouer la discussion. Et il pourra également aider chacun à mieux comprendre la culture de l’autre » ajoute-t-il.

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